In de arbeidsmarkt is het vinden van geschikt personeel een enorme uitdaging. Veel bedrijven hebben moeite om vacatures te vullen, vooral voor functies met routinematig werk. Tegelijkertijd is het oude manier van werken – waar werknemers handmatig data invoeren, facturen verwerken en andere repetitieve taken uitvoeren – niet langer duurzaam. Dit zorgt voor stress onder medewerkers en verspilt waardevolle tijd die beter aan strategisch of creatief werk besteed kan worden.

Hier komt Robotic Process Automation (RPA) om de hoek kijken. RPA is een technologie die bedrijven helpt om deze uitdagingen te overwinnen door saaie, herhalende taken te automatiseren. Hierdoor worden teams ontlast en kunnen ze zich richten op complexere en belangrijkere zaken. In deze blog ontdek je wat RPA is, wat het kan doen, hoe je het kunt inzetten en welke voordelen het biedt.

Wat is RPA (Robotic Process Automation)?

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die het mogelijk maakt om software te gebruiken om menselijke handelingen in digitale systemen na te bootsen. Denk bijvoorbeeld aan een virtuele assistent die herhalende en tijdrovende taken overneemt, zoals gegevens invoeren, bestanden kopiëren en standaard e-mails versturen. Deze 'robots', of beter gezegd bots, zijn geen fysieke machines, maar slimme programma's die op de achtergrond werken.

Hoe werkt RPA?

RPA-bots worden zo geprogrammeerd dat ze precies dezelfde stappen volgen als een mens in een digitaal proces. Stel dat je bijvoorbeeld dagelijks orders moet verwerken via een webportaal. Een RPA-bot kan:

1. De website openen.
2. Inloggen met de juiste gegevens.
3. De orders bekijken en de nodige informatie verzamelen.
4. Die informatie invoeren in een ander systeem, zoals een Excel-bestand of een ERP-systeem.

De bots doen dit snel en foutloos, zonder dat er menselijke tussenkomst nodig is.

Waarom RPA anders is dan gewone automatisering

In tegenstelling tot traditionele automatisering, waarbij vaak hele systemen en processen opnieuw ontworpen moeten worden, werkt RPA zonder dat je bestaande software hoeft aan te passen. De bots kunnen samenwerken met vrijwel elk programma, van Excel en e-mail tot grote bedrijfsapplicaties zoals SAP of Salesforce.

Waar RPA goed in is

RPA is vooral geschikt voor taken die:

• Veel herhaling vereisen: Denk aan dagelijkse administratie of data-invoer.
• Regels volgen: Zoals het verwerken van facturen of het controleren van aanvragen.
• Gestructureerde data gebruiken: Bijvoorbeeld cijfers of tekst in een vast formaat.

Door deze kenmerken is RPA ideaal voor afdelingen zoals HR, financiën, klantenservice en IT-support.

Wat RPA niet is

RPA is geen kunstmatige intelligentie (AI). Het voert alleen de handelingen uit waarvoor het is geprogrammeerd. AI kan daarentegen zelf leren en beslissingen nemen. RPA kan echter wel worden gecombineerd met AI om nog krachtiger te worden, zoals bij het herkennen van tekst of het analyseren van trends.

Wanneer kies je voor RPA?

RPA is een uitstekende keuze als je bedrijf te maken heeft met:

• Veel repetitieve taken: Medewerkers voeren dezelfde taken steeds opnieuw uit, zoals gegevens invoeren of bestanden verwerken.
• Beperkt personeel: Je hebt niet genoeg mensen om alle werkzaamheden uit te voeren.
• Kwaliteitsproblemen: Taken die handmatig worden uitgevoerd, bevatten vaak fouten.

Voordat je RPA kiest, is het verstandig om een kosten-batenanalyse te doen. Kijk of de tijd en kosten die je bespaart opwegen tegen de investering in RPA.

Voorbeelden en mogelijkheden voor een businesscase

Bij het maken van een businesscase voor Robotic Process Automation (RPA) draait het om inzicht krijgen in de voordelen en impact die RPA kan hebben op je bedrijf. Hier zijn enkele belangrijke mogelijke uitkomsten die je kunt opnemen in een businesscase:

Tijdwinst en verhoogde productiviteit

Een van de meest tastbare uitkomsten van RPA is de tijdswinst. Bots werken snel en foutloos, wat betekent dat taken die normaal uren duren binnen enkele minuten kunnen worden voltooid.

• Voorbeeld: Een bedrijf dat facturen verwerkt, kan een bot inzetten om 1.000 facturen per dag te controleren. Voorheen kostte dit twee medewerkers een volledige werkweek. Met RPA wordt dit proces in minder dan een uur voltooid.
• Impact op de businesscase: Verhoogde productiviteit zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen richten op complexere, waardevollere taken.

Kostenbesparing

RPA kan helpen om personeelskosten en operationele uitgaven aanzienlijk te verlagen. Omdat bots 24/7 kunnen werken zonder pauzes of fouten, zijn minder middelen nodig om dezelfde hoeveelheid werk te verrichten.

• Voorbeeld: Een klantenserviceafdeling gebruikt bots om standaardvragen te beantwoorden, waardoor de behoefte aan extra personeel tijdens piekuren afneemt.
• Impact op de businesscase: Lagere operationele kosten leiden tot een directe verbetering van de winstgevendheid.

Minder fouten en betere nauwkeurigheid

Menselijke fouten, zoals typefouten of vergeten stappen, kunnen duur zijn en zelfs reputatieschade veroorzaken. RPA-bots volgen regels strikt en maken geen fouten.

• Voorbeeld: Een bot voert gegevensinvoer uit met 100% nauwkeurigheid, wat problemen zoals verkeerde klantgegevens elimineert.
• Impact op de businesscase: Verbeterde kwaliteit van output en naleving van regels, wat kosten bespaart en risico’s vermindert.

Schaalbaarheid en flexibiliteit

RPA maakt het mogelijk om snel op te schalen wanneer het werkvolume toeneemt. Dit biedt bedrijven de flexibiliteit om te groeien zonder extra personeel aan te nemen.

• Voorbeeld: Een webshop gebruikt bots om bestellingen tijdens drukke periodes, zoals Black Friday, te verwerken. De bots kunnen zonder extra kosten of training meer werk aan.
• Impact op de businesscase: Meer flexibiliteit om piekbelastingen aan te kunnen, zonder hoge investeringen.

Verbeterde klanttevredenheid

Door RPA kun je processen versnellen en accurater maken, wat leidt tot een betere klantervaring. Klanten krijgen sneller antwoord op vragen en zien minder fouten in facturen of bestellingen.

• Voorbeeld: Een bank gebruikt RPA om hypotheekaanvragen binnen een dag te beoordelen in plaats van een week. Dit verhoogt de klanttevredenheid aanzienlijk.
• Impact op de businesscase: Hogere klantloyaliteit en een betere concurrentiepositie.

Innovatie en strategische focus

Doordat repetitieve taken worden overgenomen door bots, kunnen medewerkers zich richten op strategische en innovatieve projecten. Dit versterkt de concurrentiepositie en zorgt voor groei op de lange termijn.

• Voorbeeld: Een marketingteam besteedt minder tijd aan data-invoer en meer tijd aan creatieve campagnes.
• Impact op de businesscase: Meer waardevolle output van medewerkers en betere benutting van talent.

Betere compliance en risicobeheersing

RPA-bots werken volgens vaste regels en procedures, wat helpt bij het naleven van wet- en regelgeving. Dit vermindert het risico op boetes en juridische problemen.

• Voorbeeld: Een verzekeringsmaatschappij gebruikt RPA om claims te controleren volgens vastgestelde regels, waardoor naleving van de wet altijd wordt gewaarborgd.
• Impact op de businesscase: Verhoogde compliance en lagere juridische risico’s.

ROI (Return on Investment)

Een van de belangrijkste uitkomsten in een businesscase is de return on investment. RPA-projecten verdienen zichzelf vaak binnen enkele maanden terug.

• Voorbeeld: Een organisatie investeert €50.000 in RPA-tools en bespaart €150.000 in het eerste jaar door lagere personeelskosten en verhoogde efficiëntie.
• Impact op de businesscase: Positieve ROI die laat zien dat RPA een rendabele keuze is.

Medewerkerstevredenheid

Doordat bots saaie en repetitieve taken overnemen, voelen medewerkers zich meer betrokken bij hun werk. Ze kunnen zich richten op uitdagendere en meer zinvolle taken.

• Voorbeeld: Een HR-medewerker hoeft geen cv's meer handmatig te beoordelen en kan zich richten op strategische planning en persoonlijke gesprekken.
• Impact op de businesscase: Verhoogde medewerkerstevredenheid leidt tot minder verloop en een hogere productiviteit.

Snelle resultaten

Een groot voordeel van RPA is dat het snel geïmplementeerd kan worden, vaak binnen enkele weken. Hierdoor zie je al snel resultaten.

• Voorbeeld: Een logistiek bedrijf implementeert RPA om automatisch leveringsdata te controleren en behaalt binnen een maand een tijdsbesparing van 50%.
• Impact op de businesscase: Snelle voordelen versterken het vertrouwen in het project en maken het gemakkelijker om interne buy-in te krijgen.

Stappenplan voor implementatie

Stap 1: Stel doelen en bepaal de strategie

Begin met het vaststellen van de belangrijkste redenen waarom je RPA wilt inzetten. Stel jezelf de volgende vragen:

• Welke processen wil je automatiseren?
• Welke doelen wil je bereiken (bijv. kostenbesparing, tijdwinst, minder fouten)?
• Hoe past RPA in je bredere bedrijfsstrategie?

Deze stap helpt om een duidelijk beeld te krijgen van wat je wilt bereiken met RPA en hoe het kan bijdragen aan jouw bedrijfsdoelen.

Stap 2: Identificeer geschikte processen

Niet alle processen zijn geschikt voor RPA. Focus op taken die:

• Veel herhaald worden (bijvoorbeeld dagelijkse of wekelijkse taken).
• Eenvoudige, vaste stappen volgen.
• Veel tijd in beslag nemen of foutgevoelig zijn.

Voorbeelden van geschikte processen zijn:

• Het verwerken van inkomende facturen.
• Het bijwerken van klantgegevens in een CRM-systeem.
• Het genereren van standaardrapporten.

Maak een lijst van deze processen en bepaal welke het meeste impact hebben als je ze automatiseert.

Stap 3: Kies de juiste RPA-tool

Er zijn veel RPA-softwarepakketten beschikbaar, zoals UiPath, Automation Anywhere en Blue Prism. Bij het kiezen van een tool is het belangrijk om te letten op:

• Gebruiksvriendelijkheid: Is de software makkelijk te leren en te gebruiken?
• Schaalbaarheid: Kan de tool meegroeien met jouw organisatie?
• Integratie: Werkt het goed samen met je bestaande systemen?
• Ondersteuning: Biedt de leverancier training en support?

Vraag om demo’s van verschillende tools om te zien welke het beste past bij jouw behoeften.

Stap 4: Stel een projectteam samen

Een succesvol RPA-project vereist samenwerking tussen verschillende afdelingen. Stel een team samen met:

• Procesexperts: Medewerkers die de bestaande processen goed kennen.
• IT-specialisten: Zij zorgen voor technische ondersteuning en integratie.
• Management: Leidinggevenden die het project aansturen en strategische beslissingen nemen.

Daarnaast kun je overwegen om externe RPA-experts of consultants in te schakelen voor extra ondersteuning.

Stap 5: Analyseer en documenteer het proces

Voordat je een proces kunt automatiseren, moet je het goed begrijpen. Analyseer het proces en documenteer:

• Elke stap die wordt uitgevoerd.
• De input (bijv. gegevens, formulieren) en output (bijv. rapporten).
• Eventuele uitzonderingen en afwijkingen.

Gebruik deze documentatie om de workflow duidelijk in kaart te brengen. Dit helpt bij het ontwerpen van een RPA-oplossing die perfect aansluit bij het proces.

Training en support

Waarom training en support belangrijk zijn

Bij de introductie van RPA kunnen medewerkers weerstand bieden, vooral als ze bang zijn dat de technologie hun werk overneemt of dat het te ingewikkeld is om te gebruiken. Goede training en ondersteuning helpen om:

• Weerstand te verminderen: Medewerkers zien in hoe RPA hun werk makkelijker maakt in plaats van het te bedreigen.
• Efficiëntie te vergroten: Door training begrijpen medewerkers hoe ze optimaal met bots kunnen samenwerken.
• Succes te waarborgen: RPA-projecten mislukken vaak door gebrek aan kennis of betrokkenheid. Met training voorkom je dit.

Training voor RPA: Wat moet je medewerkers leren?

Basiskennis van RPA

De eerste stap is om medewerkers een goed begrip te geven van wat RPA is en hoe het werkt. Dit kan door:

• Introductieworkshops: Uitleg over wat RPA is, wat het kan en hoe het hen helpt.
• Demo’s: Laat zien hoe bots taken uitvoeren, zodat medewerkers een duidelijk beeld krijgen.

Focus op:

• De voordelen van RPA (zoals tijdsbesparing en minder fouten).
• Hoe bots menselijke handelingen nabootsen.
• Wat medewerkers van RPA kunnen verwachten in hun dagelijkse werk.

Praktische training voor gebruikers

Medewerkers die dagelijks met RPA-bots werken, hebben praktische training nodig. Dit omvat:

• Hoe bots starten en controleren: Simpele stappen om een bot in te schakelen of taken te controleren.
• Problemen oplossen: Wat te doen als een bot vastloopt of een fout maakt.
• Rapporten lezen: Hoe medewerkers rapportages van bots kunnen bekijken om de voortgang te monitoren.

Voorbeelden:

• Een HR-medewerker leert hoe hij een bot kan gebruiken om cv’s te screenen.
• Een financiële medewerker leert hoe een bot facturen verwerkt en hoe hij eventuele fouten herkent.

Technische training voor IT-teams

Voor je IT-afdeling of technische medewerkers is een diepgaandere training nodig. Zij zijn verantwoordelijk voor:

• Botconfiguratie: Het opzetten en aanpassen van bots om processen te automatiseren.
• Systeemintegratie: Zorgen dat bots samenwerken met bestaande software zoals ERP-systemen.
• Problemen opsporen: Technische storingen identificeren en oplossen.

Veel RPA-tools, zoals UiPath en Automation Anywhere, bieden technische trainingen aan, inclusief online cursussen, workshops en certificeringsprogramma's.

Training voor procesexperts

Procesexperts – medewerkers die de workflow van een proces goed kennen – spelen een sleutelrol bij de ontwikkeling van RPA-oplossingen. Voor hen is het belangrijk om:

• Processen in kaart te brengen: Welke stappen moeten worden geautomatiseerd?
• Samen te werken met IT: Zorgen dat de bots aansluiten bij de echte behoeften van het proces.
• De efficiëntie te controleren: Nagaan of de bots werken zoals gepland en verbeteringen voorstellen.

Support na de implementatie

Goede ondersteuning is net zo belangrijk als training. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze ergens terecht kunnen met vragen of problemen. Hier zijn de belangrijkste elementen van een succesvol supportplan:

Toegankelijke helpdesk

Zorg voor een supportteam dat vragen kan beantwoorden, bijvoorbeeld via een interne IT-helpdesk of een RPA-leverancier. Dit team moet:

• Snelle oplossingen bieden bij problemen met bots.
• Medewerkers geruststellen als ze vastlopen.

Documentatie en handleidingen

Maak eenvoudige handleidingen en video’s die medewerkers stap voor stap uitleggen hoe ze met RPA werken. Bijvoorbeeld:

• Hoe start ik een bot?
• Wat doe ik als een bot een foutmelding geeft?
• Hoe meld ik problemen bij IT?

Zorg dat deze documentatie makkelijk te vinden is, bijvoorbeeld via het intranet.

Regelmatige updates en feedback

RPA-tools en processen veranderen vaak. Daarom is het belangrijk om:

• Periodieke trainingen te organiseren: Zorg dat medewerkers op de hoogte blijven van nieuwe functies en updates.
• Feedback te verzamelen: Vraag medewerkers hoe ze de bots ervaren en welke verbeteringen ze voorstellen.
• Succes te vieren: Deel verhalen over hoe RPA tijd heeft bespaard of fouten heeft verminderd. Dit motiveert medewerkers en versterkt hun vertrouwen in de technologie.

Externe ondersteuning

Veel RPA-leveranciers bieden ondersteuning aan na de implementatie, zoals:

• 24/7 technische hulp.
• Online communities waar gebruikers vragen kunnen stellen.
• Toegang tot nieuwe tools en updates.

Door gebruik te maken van deze ondersteuning kun je problemen sneller oplossen en de waarde van RPA vergroten.

Tips voor een succesvolle trainings- en supportstrategie

1. Betrek medewerkers vanaf het begin: Laat zien hoe RPA hen helpt in plaats van hen te vervangen.
2. Pas de training aan per rol: Zorg dat medewerkers precies leren wat ze nodig hebben om hun werk te doen.
3. Blijf evalueren en verbeteren: Luister naar feedback en zorg dat de training en support blijven aansluiten op de behoeften van je team.

Welke voordelen heeft RPA?

RPA biedt bedrijven veel voordelen, zoals:

1. Tijdwinst en efficiëntie:
   Bots werken sneller dan mensen en kunnen 24 uur per dag taken uitvoeren. Dit verhoogt de productiviteit aanzienlijk.

2. Minder fouten:
   Menselijke fouten, zoals een typefout, komen vaak voor. Bots maken die niet, wat de kwaliteit van het werk verbetert.

3. Kosten besparen:
   Door handmatige processen te automatiseren, bespaar je niet alleen op arbeidskosten, maar ook op fouten die geld kunnen kosten.

4. Focus op uitdagend werk:
   Doordat RPA de repetitieve taken overneemt, kunnen medewerkers zich richten op complexere en meer waardevolle activiteiten. Dit verhoogt hun motivatie en benut hun talenten beter.

5. Schaalbaarheid:
   RPA is flexibel en kan meegroeien met je bedrijf. Als je meer taken wilt automatiseren, kun je eenvoudig nieuwe bots toevoegen.

RPA is een waardevolle technologie voor bedrijven die efficiënter willen werken in een krappe arbeidsmarkt. Het maakt saaie, repetitieve taken overbodig en geeft medewerkers de kans om zich te richten op uitdagender werk. Dit verbetert niet alleen de efficiëntie, maar ook de kwaliteit en motivatie van je team. Of je nu een klein bedrijf bent of een grote organisatie, met RPA kun je tijd besparen, kosten verlagen en je bedrijf laten groeien.

Veelgestelde vragen (FAQs) over RPA

1. Wat is RPA in simpele woorden?
   RPA is software die herhalende taken, zoals data-invoer, automatisch uitvoert.

2. Hoe snel kun je RPA gebruiken?
   Met de juiste voorbereiding kan een bedrijf binnen enkele weken starten.

3. Is RPA duur?
   De kosten verschillen per oplossing, maar RPA verdient zichzelf vaak snel terug door de tijd- en kostenbesparing.

4. Wat heeft mijn team nodig om RPA te gebruiken?
   Basiskennis van de processen en eenvoudige training om met de tools te werken.

5. Wat is de toekomst van RPA?
   RPA wordt steeds slimmer door AI en zal een nog grotere rol spelen in digitale transformatie.